Avtobusufa.ru

Автобус УФА
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как безопасно списать бензин

Как безопасно списать бензин?

Налоговики снимают расходы на топливо, даже если путевые листы в идеальном порядке. Причина в том, что расход бензина слишком велик по сравнению со средним показателем у похожих машин. Но можно защитить затраты, если установить топливные нормы.

Проверяющие сравнят расход топлива в вашей компании с нормами Минтранса. Большие отклонения могут вызвать претензии налоговиков. Они снимут расходы и доначислят пени и штраф — 20 процентов от недоимки (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 № А53-24671/2014).

Чтобы без опаски списывать затраты на бензин, обоснуйте их (ст. 252 НК). В этом поможет приказ о топливных нормах. Он защитит расходы компании, если налоговики посчитают их нереальными (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 08.08.2018 № Ф08-6112/2018).

Есть разные способы определить топливные нормы. Мы расскажем о трех самых распространенных и дадим образцы документов. Выбирайте, какой вам больше подходит.

Способ 1 — взять нормы из распоряжения Минтранса. Нормативы, которые утвердил Минтранс, обязательны только для транспортных компаний (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Но это гарантированный способ обосновать расходы даже для компаний, которые не относятся к транспортным. Сделайте расчет с учетом повышающих коэффициентов, которыми вправе воспользоваться компания. Составьте приказ с обоснованием расчета. Так вы докажете, что ваши нормы не выходят за пределы норм Минтранса.

Перед тем как официально утвердить такие лимиты, проверьте, укладываются ли в них ваши расходы. Компания рискует, если фактические расходы окажутся больше. Налоговики могут снять такие расходы (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 08.08.2018 № Ф08-6112/2018). Чтобы этого не произошло, посчитайте свой норматив вторым способом. Если же и он не подходит, воспользуйтесь третьим вариантом.

Способ 2 — сделать расчет на основе норм завода-изготовителя. Такой способ одобряют и Минтранс, и Минфин (письмо Минфина от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Подробнее о нем.

Способ 3 — установить собственные нормы. Чтобы обосновать свои нормы, проведите контрольный заезд и составьте акт. Как это сделать.

Способ № 1. Установить нормы из распоряжения Минтранса

Нормы расхода топлива, которые Минтранс утвердил своим распоряжением, касаются транспортных компаний (Распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р). Но налоговики не против, если ориентироваться на них будут любые другие организации (письмо УФНС по Ленинградской области от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). В последний раз Минтранс обновлял лимиты в сентябре 2018 года.

Читайте так же:
Как проверить масло в коробке Авенсис?

Минтранс разрешает корректировать стандартный расход топлива на коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. К примеру, лимит может зависеть от износа автомобиля и местности, где его используют. При этом бывают не только повышающие коэффициенты, но и понижающие. Например, в сельской местности с хорошими дорогами расход топлива меньше стандартного норматива.

Чтобы установить лимиты на бензин по рекомендациям Минтранса, возьмите базовую норму из таблиц в пункте 7 Методических указаний (утв. распоряжением Минтранса № АМ-23-р). Проверьте, есть ли в пунктах 5 и 6 поправочные коэффициенты для вашего автомобиля. Затем рассчитайте норму по этой формуле:

Как безопасно списать бензин?

У компании есть КамАЗ 43114-15 с объемом двигателя 10,85 литра. Стандартный норматив потребления дизельного топлива — 29 литров на 100 километров. Организация работает в Москве, поэтому использует поправочный коэффициент — 35 процентов.

Компания рассчитала норматив по формуле:

Зафиксируйте норматив в приказе директора (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). На какой срок составлять приказ, компания решает сама. Проследите, чтобы в этом документе были все реквизиты. О них — ниже. Не обязательно составлять его ежегодно и ограничивать срок действия.

На все автомобили компании можно издать один приказ. Если нормативы отличаются, перечислите их для каждой машины отдельно. Когда поменяется состав автомобилей или условия эксплуатации, внесите в приказ изменения или издайте новый. Что написать в приказе, смотрите на образце.

Как безопасно списать бензин?

Основание : Напишите в приказе, чем руководствовались, когда устанавливали норматив. Например, сошлитесь на распоряжение Минтранса. Автомобиль : Назовите в приказе марку и номер всех автомобилей, для которых устанавливаете норматив.

Сезоны : Укажите в приказе период действия зимних и летних коэффициентов. Тогда не потребуется издавать дополнительные приказы о переходе с одной нормы на другую.

Способ № 2. Взять нормы из документов завода-изготовителя

Минтранс разрешает пользоваться не только нормами, которые установил он сам, но и нормами завода-изготовителя (п. 7 Методических указаний, утв. распоряжением Минтранса № АМ-23-р). Но это правило не для всех, а только для легковых машин.

Читайте так же:
Как войти в систему омс?

Заводскую норму можно найти в техпаспорте автомобиля, на сайте производителя или выяснить в представительстве завода. Узнайте, как проводили замеры. Минтранс разрешает учитывать только те, которые делали по правилам ООН № 15 или № 101. Обычно об этом написано в документах на машину.

Формула для расчета норматива такая же, как для базовых лимитов Минтранса. К заводской норме компания также вправе применять поправочные коэффициенты.

Курьер компании ездит на автомобиле Lada Vesta. Норматив потребления по документам завода — 8,5 литра бензина на 100 километров. Компания увеличит его на поправочный коэффициент из таблицы № 7 распоряжения № АМ-23-р. Объем двигателя Lada Vesta 1,6, значит, коэффициент — 1,15. Организация работает в Москве, поэтому скорректирует норму на поправочный коэффициент — 35 процентов. Увеличит расход топлива дополнительно на 7 процентов, так как в машине установлен климат-контроль. Компания рассчитала норматив по формуле:

Составьте приказ, как в образце 1. Напишите в нем, что нормы взяли из технической документации завода-изготовителя.

Какие реквизиты должны быть в приказе о топливных нормативах

Полное наименование организации.
Номер приказа, дата.
Период, на который устанавливается норма.
Норма расхода топлива.
Марка транспортного средства и его регистрационный номер.
Обоснование нормы.
Подпись руководителя с расшифровкой.

Способ № 3. Установите норму самостоятельно

Компания вправе установить свои нормы на бензин (п. 1 ст. 252 НК). Это выгодно, если расход больше топлива, чем в нормах Минтранса.

Проще всего обосновать собственные нормы на бензин — провести контрольный заезд и составить акт о его результатах. Для этого создайте комиссию, которая их зафиксирует и оформит документ. Для надежности замеров лучше провести как минимум два заезда.

В акте контрольного заезда укажите состав комиссии, сезон проведения заезда, данные автомобиля, информацию о маршруте. Рассчитайте расход топлива по результатам замеров бензина в баке на начало и конец поездки. На основании акта издайте приказ. Используйте любую форму, например как на образце 1. Но укажите, что компания разработала собственные нормы расходования топлива, которые подтверждены актами контрольных заездов. Образец акта — ниже.

Как безопасно списать бензин?

Период : Сделать один контрольный выезд для всех сезонов не получится. Для зимы и лета понадобится составлять отдельные акты.

Читайте так же:
Какая резина должна быть зимой?

Маршрут : Укажите точный маршрут следования автомобиля, чтобы подтвердить расстояние, которое прошел автомобиль.

Расход: Пусть комиссия рассчитает фактический расход топлива по замерам остатка бензина. А в рекомендациях напишет, какой должна быть норма.

Списание ГСМ

Все виды топлива, включая и бензин, это горюче-смазочные материалы (ГСМ). Для списания расходов на ГСМ потребуется составление соответствующего акта. Данный документ составляется специальной комиссией, в состав которой включаются как минимум два сотрудника компании. Определенных жестких требования по составлению акта на списания ГСМ законодательство не устанавливает. Поэтому компании вправе самостоятельно разработать шаблон акт, что должно быть утверждено руководителем и зафиксировано в локальных нормативных документах компании. Если утвержденной формы акта в компании нет, то при каждом составлении документа может применяться произвольная форма (Читайте также статью ⇒ Один путевой лист на несколько дней).

Учет топлива на УСН с объектом «доходы минус расходы»

Величина расходов, понесенных при осуществлении предпринимательской деятельности, уменьшает базу для расчета единого налога при «доходно-расходной» УСН. Именно поэтому налоговики досконально проверяют их на соответствие двум критериям:

  • документальное подтверждение;
  • экономическая обоснованность.

Любое несоответствие приводит к снятию расходов, доначислениям налогов и спорам в судах. Чтобы этого не произошло, к учету ГСМ, как и к учету остальных расходов, необходимо отнестись очень ответственно.

Упрощенцу следует обратить внимание на следующее.

Чек-листы и памятки для бухгалтера - бесплатно

  1. Наличие первичных документов, подтверждающих стоимость ГСМ и их оплату: товарные накладные, кассовые чеки, платежные поручения и т.д.
  2. Правильность отнесения расходов к той или иной группе. Если организация или ИП занимаются грузо- или пассажироперевозками, то стоимость ГСМ является элементом материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК). Если автомобиль предназначен для деловых поездок сотрудников, то эти затраты относятся к прочим расходам, связанным с содержанием служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).
  3. Суммы «топливного» НДС уменьшают базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК).
  4. Налоговый учет при УСН позволяет признавать расходы после оприходования ГСМ и их оплаты. Дожидаться списания в производство не нужно. Об этом свидетельствуют разъяснения Минфина в письме от 27.09.2018 № 03-11-11/69335 и нормы НК РФ (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК).
  5. Обоснование топливных расходов происходит в соответствии с установленными нормами списания ГСМ. Т.е. на предприятии должны иметься в наличии справки с расчетами норм, приказ руководителя об их утверждении и путевые листы, подтверждающие списание бензина и прочих материалов согласно этим нормам.
Читайте так же:
Как узнать информацию по дтп?

Суммы расходов на бензин, дизель, масла и т.п., которые учитываются при исчислении налога на упрощенке, находят свое отражение в первом разделе КУДИР.

Нормы расхода ГСМ

Нормы по расходу ГСМ, которые действуют сейчас, указаны в распоряжении Минтранспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции от 20.09.2018) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте».

Плюс унифицированных норм: они уже есть, не нужно никаких трудозатрат по их разработке. Они унифицированы по большинству автомобильных марок, по типам дорог, видам груза и т.п.

Однако, само предприятие по закону вправе установить свои нормы и утвердить их у руководства. Собственные нормативы можно в полном объеме учитывать в прочих расходах — как часть затрат на содержание служебного автотранспорта.

Плюс собственных норм: у каждой фирмы своя специфика (определенные маршруты, загрузка автомобилей, сезонность, качество дорог). Учитывая все факторы, можно сделать нормы более точными — на каждый автомобиль в компании.

Решение о том, будете вы применять собственные нормы или нормы Минтранса, можно указать в учетной политике. Собственные нормы или нормы Минтранса с корректировками (надбавки, разные нормы по сезонам) утвердите в приказе руководителя.

Все, что сверх лимита, учитывается в налоговом учете в не принимаемых расходах. Однако можно обосновать превышение документами, например, при росте расхода ГСМ зимой можно оформить приказ о сезонном увеличении нормативов и новый акт контрольного заезда.

Системы спутниковой навигации

Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название — системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.

Читайте так же:
Какая автоматическая коробка на Весте?

Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива — на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.

Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ. Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России (письмо от 16.06.11 № 03-03-06/1/354).

Учет ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция

В организации учет и списание ГСМ состоит из:

  • поступления;
  • распределения (если ГСМ закупается централизованно);
  • расходования;
  • списания.

Рассмотрим таблицу оформления операций учета и списания ГСМ в 1С 8.3.

Приобретение ГСМ централизованно

Принятие на учет по накладной

Приобретение ГСМ через подотчетника

Принятие на учет по авансовому отчету

Распределение ГСМ по автомобилям

Заправка авто ГСМ по талонам, когда право собственности на топливо перешло после аванса

Заправка авто ГСМ со склада организации

Учет расходования ГСМ

Расход по путевым листам

Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы . Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.

Бензин и командировки

Статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает возможность получения компенсации за время командировки. В эту категорию входят расходы, связанные с проездом, проживанием и почтовыми расходами. Если директор или другой работник отправляется в поездку на личном транспорте, то он может рассчитывать на компенсацию использованного топлива, но только в случае предоставления финансовой документации.

Следование установленным правилам, а также полноценное и своевременное составление отчетов и перевод платежей, необходимо не только для самого работника, но также для компании. Поскольку эта часть расходов подлежит обязательному налогообложению и влияет на сумму окончательной прибыли человека и на размер социальных взносов за служащего.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector